Rallikilpailun järjestäminen

Kohteesta AKK Wiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Tähän on koottu perusasioita, mitä rallikilpailun järjestämiseen tarvitaan. Sääntöasiat löytyvät [sääntökirjasta], joten sellaiset kohdat on tarkoituksella koitettu jättää pois oppaasta.

Järjestämisohjeistus on tarkoitettu työkaluksi kilpailuiden tekemiseen, josta löytyy perusasioita, joita jokainen kilpailun järjestäjä saattaa tarvita muistin virkistämiseksi ja helpottaakseen kilpailun tekemistä. Jokainen kilpailu on erillainen luonteensa johdosta, joka on rikkaus kilpailun onnistumiselle ja kilpailun jatkumolle. Tämän johdosta jokainen kilpailun järjestäjä joutuu miettimään kilpailuunsa parasta mahdollista kompromissia asioiden ratkaisemiseksi. Asioiden miettiminen pitää aina suunnata tulevaan kilpailuun, unohtaen seuran edelliset kilpailut. Näin kilpailut kehittyvät ja kilpailijat, jotka ovat kilpailun "asiakkaita" saavat mielekkään kilpailun.


Sisällysluettelo

Kilpailun hakeminen kilpailukalenteriin

Kilpailun järjestäminen ja sen hakeminen kalenteriin aloitetaan seuran hallituksen toimesta. Mikäli seurassa löytyy innostusta kilpailun tekemiseen, niin hallitus tekee ratkaisun kilpailun hakemiseen.

Kilpailut haetaan AKK-Motorsportin materiaalipankissa olevan ohjeen mukaisesti (huomio myös sääntökirjan määritteet, mikäli säännöt muuttuvat). Runkokalenterin valmistauduttua, on myös mahdollista hakea kilpailua liukuvan kalenterin turvin.

Mikäli kilpailuun halutaan muitakin, kuin suomalaisella lisenssillä ajavia, niin on muistettava ilmoittaa kilpailu NEAFP kilpailuna kilpailun hakuvaiheessa.


Hakemuspäätöstä tehtäessä pitää miettiä tarkkaan, pystyykö seura todella järjestämään haettavan kilpailun. On kiinnitettävä huomiota ainakin seuraaviin asioihin:


- Riittävätkö resurssit? Onko mahdollista suoriutua kilpailujen tekemisestä kunnolla joko seuran omilla resursseilla tai toisten seurojen avulla?

- Miten seuran muut kilpailut osuvat kalenteriin?

- Miten alueen muut tapahtumat osuvat päällekkäin?

- Ollaanko mukana ja kuinka tiiviisti muiden seurojen kilpailuissa?

- Jaksavatko ihmiset?

- Onko seuralla tarpeellinen määrä tarvittavia toimitsijalisenssejä?

- Järjestetäänkö kilpailu talvella vai kesällä?

- Saadaanko tarvittava tiestö käyttöön? Saadaanko niille kaikki tarvittavat luvat?


Ilman kustannuksia ja panostusta ei myöskään tehdä hyviä kilpailuita. Siksi seuran taloudellisen tilanteen ylläpitämiseen tulee kiinnittää huomiota.

Kilpailun päätoimihenkilöiden toimenkuvat

Kilpailuissa on kolme johtajaa: kilpailunjohtaja (ralli), reittijohtaja (ralli) ja turvallisuusjohtaja (ralli). Kaikki johtajat tekevät tiivistä yhteistyötä keskenään, mutta jokainen vastaa omasta osa-alueestaan ja huolehtii, että osa-alueet pysyvät aikataulussa. Kilpailunjohtaja on kuitenkin AINA päävastuullinen kilpailuluvassa nimetty johtaja.

Johtajat luovat kilpailuorganisaation yhdessä järjestelytoimikunnan puheenjohtajan kanssa.

Kilpailusihteeri (ralli) on vastuussa kilpailun käytännön järjestelyistä yhdessä kilpailun johtajien kanssa ja kaikista järjestelyihin liittyvistä välttämättömistä ilmoituksista.

Ratamestari (ralli) toimii tiiminä reittijohtajan kanssa. Kts reittijohtajan vastuualueet.

Turvallisuuspäällikkö (ralli) /-päälliköt toimivat tiiminä turvallisuusjohtajan ja viestipäällikkön kanssa. Kts. turvallisuusjohtajan vastuualueet.

- Kilpailussa tarvitaan 3 turvallisuuspäällikköä (johtokeskus (ralli), etuauto ja onnettomuuksien selvitysryhmä (ralli))

Viestipäällikkö (ralli) toimii tiiminä turvallisuusjohtajan ja turvallisuuspäälliköiden kanssa. Kts. turvallisuusjohtajan vastuualueet.

Tuloslaskentapäällikkö (ralli) vastaa kilpailun tuloslaskennasta. Hän järjestää kaiken tuloksiin liittyvän materiaalin ja tilat ja on yhteyshenkilö tuloslaskentaryhmään.

Katsastuspäällikkö (ralli) vastaa kilpailuautojen tarkastuksista.

Kilpailijoiden yhdyshenkilö (ralli) toimii järjestäjän ja kilpailijoiden välisenä yhdyshenkilönä ja tiedonvälittäjänä sekä opastaa kilpailijoita mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Tiedotuspäällikkö (ralli) työt alkavat samaan aikaan kuin muunkin kilpailuorganisaation.

Kilpailun suunnittelu

Aloitteen rallikilpailun järjestämisestä tekee järjestävän yhdistyksen hallitus/johtokunta. Tässä vaiheessa tulee olla ajatuksia siitä, minkä tasoinen kilpailu aiotaan järjestää. Tämä asettaa jo kriteerejä sille, miten ja minkälaista organisaatiota ryhdytään kasaamaan kilpailua toteuttamaan. Seuran hallituksen tulee nimetä kilpailunjohtajat. Kilpailunjohtajaa valittaessa on käytettävä harkintaa; hän on vastuussa jokaisesta asiasta ja tapahtumasta kilpailussa. Tästä syystä johtajaksi tulee valita henkilö, joka pystyy kantamaan vastuuta ja selviytymään erilaisista kiperistäkin tilanteista, unohtamatta tietenkään kykyä hallita henkilöstöpuolta.

Kun seuran hallitus on nimennyt kilpailunjohtajan/johtajat, alkaa muun organisaation nimeäminen. On erittäin tärkeää, että valittu kilpailunjohtaja/johtajat osallistuu näiden valintojen suorittamiseen, onhan hänen voitava luottaa omiin apureihinsa. Ja vieläkin tärkeämpää, henkilökemian täytyy pelata. Seuraavia kriteerejä, joista hyvän toimitsijan tunnistaa (voi soveltaa kaikille osa-alueille henkilöitä valittaessa):

Organisaatio (ralli)


Järjestelyaikataulu / Projektisuunnitelma

Kilpailun järjestämisen ja järjestelyiden seurannan helpottamiseksi tulee tehdä selkeä projektisuunnitelma, josta kaikki vastuuhenkilöt pystyvät näkemään oman sektorinsa sekä koko kilpailun valmistelujen etenemisen. Aikataulu tulee laatia ja hyväksyttää jo ensimmäisessä järjestelytoimikunnan kokouksessa eli noin vuosi ennen kilpailua. Projektisuunnitelman pitää kattaa kaikki kilpailun osa-alueet, huomioiden kaikki pienetkin kohdat. Tärkeänä yksityiskohtana muistettakoon se, että minkään osa-alueen aikataulu ei pääty kilpailupäivään vaan se täytyy tehdä vielä pidemmälle, kansioiden arkistointiin tai varaston siivoamiseen saakka.


Tiedotus

Tiedottaminen on kilpailunjärjestäjän keino saattaa tieto kilpailusta kaikkien sidosryhmien (kilpailijat, yleisö, viranomaiset, tienvarsiasukkaat, yhteistyökumppanit, yms.) tietoon. Tiedottaminen alkaa samaan aikaan kun järjestelytoimikunta kokoontuu ensimmäisen kerran. Laajasti katsottuna kaikki kilpailusta ulkopuolisille kerrottava tieto voidaan katsoa tiedottamiseksi vrt. asukaskirjeet, viranomaisille jaettava tieto jne. Alkuvaiheessa tiedotus kohdistuu lähinnä viranomaisille, kilpailun kotipaikkakunnalle yms. tahoille, joilla on vaikutusta kilpailun suunnittelussa. Lähempänä kilpailupäivää tiedottaminen suunnataan kilpailijoille ja yleisölle. Sarjakilpailujen tiedottaminen tulee hoitaa yhteistyössä mahdollisen sarjatiedottajan kanssa. Tiedotus on nähtävä laajempana toimintana kuin pelkkien tiedotteiden tuottamisena. Tiedotus on enemmänkin yleisen mielenkiinnon virittelyä. On pyrittävä herättelemään vastaanottajan aistit. Tämä työ on aloitettava huomattavasti aikaisemmin kuin pelkän paperin syytäminen ja usein yhteistyössä kilpailun markkinointihenkilöstön kanssa. Hyvä tiedotussuunnitelma (ralli) toimii tiedottamisen selkärankana.


Markkinointi

Markkinointi on yksi tärkeimmistä asioista tuottavan kilpailun saamiseksi. Julkisuudessa on esitetty lukuja, joista käy ilmi karu tosiasia siitä, että rallikilpailun tekemiseen kuluu rahallisesti kaikki kilpailijoiden osallistumismaksut (toki osallistujamäärä myös vaikuttaa asiaan) Kilpailun saamiseksi tuottoisaksi on siis löydettävä muita tapoja. Nyt pitää miettiä, mitä voidaan tarjota yhteistyökumppaneille, yleisölle ja kilpailijoille onnistuneen kilpailun toteutumiseksi. Ilmaista rahaa yhteistyökumppaneilta ei irtoa nykyaikana, joten he tarvitsevat jotain vastapainoa mukana ololleen. Yleisöä silmällä pitäen, pitää palveluita löytyä paikoista, joihin heitä kerääntyy.


Budjetointi

Jokaista kilpailua varten on laadittava kilpailun talousarvio eli budjetti. Se on tavoitearvio kilpailun tuotoista ja kuluista. Budjetin laadinta ei ole kovin helppoa, koska kulurakenteen hahmottaminen on vaikeaa. Yleensä laskut kasaantuvat juuri ennen kilpailua ja kilpailun jälkeiseen aikaan. Näin ollen laaditun budjetin kuluosuuden kasvaessa arvioidusta, on tilanteen paikkaaminen vaikeaa, jopa mahdotonta. Tästä syystä budjetti pitää rakentaa realistiseksi heti alkuun. Budjetin tekemistä auttaa, mikäli on käytössä edellisten kilpailuiden tilinpäätös. Kuitenkin pitää muistaa, että jokainen kilpailu on oma kilpailu, joten edellisistä kilpailuista voidaan ottaa suuntaa antavia apuja ja ennen kaikkea miettiä, mistä kohdin voitaisiin säästää ja etsiä parempia tarjouksia asioiden hoitamiseksi tai millä keinoin saadaan lisää tuloa kilpailulle. Kilpailun rakentamisen edetessä, pitää koko ajan tarkkailla budjettia ja miten tuotto -/ kulu puoli etenee tehtyyn budjettiin. Tilanteen mukaan pitää sitten mahdollisesti kiristää hieman kulurakennetta kaikin mahdollisin järkevin keinoin.


Kilpailun puitteet

Kilpailua anottaessa pitää olla mietittynä myös kilpailun tarvitsemat puitteet. Puitteisiin vaikuttaa suuresti kilpailun arvo ja hahmotettu osallistujamäärä sekä ennen kaikkea paikkakunnan mahdollisuudet tapahtuman läpiviemiseksi. Onko paikkakunta myötämielinen kilpailua kohtaan? Mikä on sopiva kilpailukeskus, missä lähtö sijaitsee jne. Pitää löytää mahdollisimman hyvät paikat, mutta siten, ettei se häiritse ihmisiä turhanpäiten. Anottaessa sarjakilpailuita, niin kannattaa olla etukäteen yhteydessä sarjajärjestäjään ja tiedustella sarjan vaatimuksia jo ennen kilpailun hakemista.


Kilpailun valmistelu

Kilpailunjohtaja / Järjestelytoimikunta laatii kilpailua edeltävän aikataulun noin vuosi ennen kilpailua. Aikataulun laadinta aloitetaan kilpailupäivästä taaksepäin unohtamatta kuitenkaan kilpailunjälkeisiä toimintoja. Aikataulussa on huomioitava kaikki säännöissä ilmoitettavat asiat, kilpailu- ja viranomaislupiin liittyvät asiat, erikoiskokeiden järjestämiseen liittyvät asiat sekä omaa järjestelytoimikuntaa koskeva aikataulu. Ihanneaikataulu alkaa noin vuosi ennen kilpailua ja päättyy palautepalaveriin.


Kilpailua edeltävä aikataulu (ralli)

Kilpailun reitti on kompromissi erilaisista tarpeista ja ratkaisuista. Lue lisää Reitin suunnittelu (ralli)


AKK-Motorsportin kilpailulupa

Kilpailulupa haetaan kirjallisesti toistaiseksi. Hakemus löytyy Materiaalipankista . Kilpailun järjestäjä lähettää postitse tuomariston puheenjohtajalle allekirjoitetun kilpailulupa-anomuksen n. 3 kuukautta ennen kilpailua. Tämä on ainut paperipostissa kulkeva asiakirja. Samaan aikaan kilpailulupa-anomuksen kanssa kilpailun järjestäjä lähettää sähköpostitse tuomariston puheenjohtajalle MS Word –muodossa (.doc tai .docx) kilpailun säännöt ja aluevalvojan luvan kommentoitavaksi.

Tuomariston puheenjohtaja (ralli) toimittaa kilpailulupa-anomuksen ja kilpailun säännöt (korjausten ja kommenttien jälkeen) lajipäällikölle. Lajipäällikkö käsittelee kilpailulupa-anomuksen ja säännöt ja lähettää ne edelleen kilpailun järjestäjälle. Kilpailulupa lähetetään postitse ja säännöt sähköpostin välityksellä. Kilpailun järjestäjä vie kilpailun säännöt KITI-kisapalveluun, lisää järjestelmään kilpailussa ajettavat luokat ja osallistumismaksut. Lajipäällikkö avaa edellä mainitun toimenpiteen jälkeen kilpailun KITI-kisapalvelussa ja ilmoittautuminen alkaa.

Sääntöjä täydennetään julkaisun jälkeen lisämääräyksillä (ei kilpailun ilmoittautumisen ollessa käynnissä), jotka ovat osa kilpailun sääntöjä. Lisämääräykset numeroidaan juoksevasti, ja niissä on oltava päiväys ja kilpailunjohtajan allekirjoitus.


Kilpailun säännöt

Kilpailun säännöt on kilpailuluvan liite ja niiden sisältö muuttuu kilpailun mukaan. AKK-Motorsportin materiaalipankista löytyy mallisääntöpohja tiedostona. Mallisääntöpohja (ralli) kilpailun järjestäjä tekee kilpailua koskevat muutokset -/ lisäykset.


Kilpailussa tarvittavia lomakkeita

AKK-Motorsportin kotisivuille www.autourheilu.fi on kerätty hakemuksia -/ lomakkeita ja pohjia, jotka soveltuvat kaikkiin kilpailuihin. Tutustu kilpailun "apuvälineisiin" kilpailun tekemisen alkumetreillä.

Järjestelytoimikunnan kannattaa aikaisessa vaiheessa myös miettiä Tiedonhallinta (ralli), eli miten syntyvää tietoa hallitaan.

Teiden sulkuluvat

Teiden sulkulupa (ralli) haetaan asemakaava-alueella kunnanhallitukselta (tekniseltä lautakunnalta), muilta teiltä siltä poliisilaitokselta, jonka toimialueella reitistä suurin osa maantieteellisesti sijaitsee.


Alueiden ja tilojen käyttöluvat

Kaikista käytettävistä alueista esim. lähtö-, maali-, tauko- ja huoltoalueesta sekä traileriparkista on oltava käyttölupa omistajalta. Sopimus tulee tehdä kirjallisena niin, että siitä selviää kaikki erikseen sovitut yksityiskohdat, myös mahdollinen käyttömaksu.


Muut viranomaisluvat, -ilmoitukset ja materiaalit

Viranomaisluvat (ralli)


Lähtö-, tankkaus-, tauko- ja maalialueiden suunnittelu

Etukäteen hyvin suunnitellut lähtö-, tankkaus-, tauko-, huolto- ja maalialueet antavat kilpailijoille hyvän kuvan kilpailusta ja järjestäjän ei kilpailupäivänä tarvitse tehdä ylimääräisiä ponnisteluja alueiden takia.

Alueiden suunnittelu (ralli)


Erikoiskokeet ja taukojärjestäjät

Erikoiskokeiden järjestämisessä on aina paljon erilaisuuksia erikoiskokeita järjestävien seurojen välillä. Kilpailun järjestäjän tulee paneutua huolella erikoiskokeiden järjestelyihin, jotta ne olisivat samanlaiset kilpailun jokaisella EK:lla. Vaatimusten nykyisin yhä kasvaessa tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota EK - järjestäjiin, heidän "ammattitaitonsa" ja henkilöstön riittävyyden takaamiseksi.

Erikoiskokeen järjestäminen


Turvasuunnitelma

Kaikkiin rallikilpailuihin on ennakkoon laadittava turvasuunnitelma (ralli). Turvasuunnitelman laatii yleensä kilpailun turvallisuusjohtaja yhteistyössä turvallisuuspäälliköiden kanssa. Turvasuunnitelmassa pyritään ottamaan huomioon kaikki oleelliset kilpailun turvalliseen läpiviemiseen vaikuttavat asiat. Tärkeintä ei ole se, miten asiat on kirjoitettu, vaan se, että niiden kirjaaminen on vaatinut ajattelua ja asioiden järjestelyä ennakkoon, ennen kuin asiat on voitu suunnitelmaan kirjoittaa. Kaikki asiat, mitkä turvasuunnitelmaan kirjoitetaan, tulee olla varmistettuja. ”Musta tuntuu” ajatuksia tämä opus ei salli. AKK:n internet sivuilta, materiaalipankissa on turvasuunnitelman pohja, mitä kilpailun järjestäjän tulee käyttää. Turvasuunnitelma pohjaan kilpailunjärjestäjä muuttaa omaa kilpailua koskevat asiat, kuitenkin niin että koko turvasuunnitelma käydään huolellisesti läpi.


Kilpailukeskuksen toimintojen suunnittelu

Rallikilpailussa kilpailukeskus (ralli) oheisalueineen on hyvin tärkeässä asemassa. Kilpailupäivänä siellä vierailee helpostikin pari tuhatta ihmistä. Tarvitaan hyvää suunnittelua, jotta kaikki saadaan toimimaan ilman isompia ruuhkia ja ongelmia. Kilpailukeskuksesta on hyvä tehdä kartta, jonka avulla suunnitellaan liikennöinti ja pysäköinnit kaikille eri ryhmille ja tarpeille. On tärkeää, että mietitään valmiiksi kuinka paljon pysäköintitilaa eri osa-alueille tarvitaan. Kilpailun aikana ohjataan ko. ryhmät oikeille paikoille muun kilpailutapahtuman siitä häiriintymättä. Kilpailukeskuksen sisätiloista on myös hyvä tehdä suunnitelma pohjakarttaa käyttäen. Sujuva kilpailun läpi vieminen edellyttää vähintään seuraavia tiloja:


Media

Mediamateriaalit

Kun median edustajat saapuvat kilpailupaikalle ja saavat käteensä selkeän opuksen, josta tiedot löytyvät loogisessa järjestyksessä, on mielikuva heti positiivinen. Pitää muistaa, että materiaalissa kuitenkin sisältö on tärkein asia. Mikä on hyvän mediakansion asiajärjestys? Mielipiteitä on monia, mutta rallikilpailussa se voisi olla seuraavanlainen:

- Esipuhe tai jonkinlainen tervehdys järjestäjältä… ei pitkä

- Kartat tapahtumapaikoista, jokaisesta EK:sta erikseen ja koko reitti erikseen

- Suositeltavat kuvauspaikat

- Kilpailuun hyväksyttyjen lista

- Kilpailun aikataulu, huollot ja erikoiskokeiden aikataulu


Kriisitilanteet

Mahdollisiin kriisitilanteisiin, onnettomuuksiin tai odottamattomiin asioihin kannattaa varautua. On hyvä miettiä, mitä voisi tapahtua ja miettiä miten kulloinkin toimitaan. Tiedottajalla on oltava selvää kuka asioista vastaa, kuka antaa luvan tiedottaa asioista ja miten tiedotetaan. Pääsääntö on, että asioista tiedotetaan tai annetaan lausuntoja vain kilpailunjohtajan luvalla ja ohjeistuksella. Järjestäjän on hyvä tutustua myös AKK:n Materiaalipankista löytyvään kriisiviestintä (ralli) ohjeistukseen jo hyvissä ajoin ennen kilpailupäivää. Tarvittaessa lisätietoja antaa AKK:n viestintäpäällikkö.


Kilpailuraporttien ja tulosten toimittaminen

Jos kilpailulla on omat internetsivut, ovat lyhyet tilannekatsaukset sivuilla toimivia. Tätä toimintaa varten tarvitaan mediakeskuksessa koko ajan yksi henkilö, joka pystyy tietoa toimittamaan. Nykyään suurin osa toimittajista haluaa tulokset sähköisessä muodossa. Jos sähköposti on käytettävissä ja tuloslaskennasta saadaan tulokset sopivassa muodossa, on tulosten lähettäminen ryhmäpostina helppoa ja nopeaa.


Katsastus

Rallikilpailuissa katsastus on pakollinen. Katsastuksen sujuva ja asiallinen toiminta on jokaisessa kilpailussa ikään kuin järjestäjän käyntikortti. Hyvin sujuneen katsastuksen tunnistaa samasta seikasta, kuin muillakin osa-alueilla: sen toiminta on ollut lähes huomaamatonta ja kuitenkin se on suorittanut sille asetetut tehtävät. Katsastuksen pääperiaatteita voidaan ajatella olevan kaksi: Turvallisuus ja tasapuolisuus.


Turvallisuustarkastus

Katsastus (ralli) on yksi osa kilpailun turvallisuusorganisaatiota. Katsastus valvoo kilpa-autojen teknistä kuntoa ja sitä kautta kilpailuun osallistuvien (kilpailijoiden, toimitsijoiden, yleisön, ym.) turvallisuutta. Tärkein turvallisuuden varmistamispaikka on kilpailun turvallisuustarkastus. Turvallisuustarkastus (esikatsastus) on se osa katsastusta, joka näkyy eniten suurelle yleisölle. Hyvin usein media on katsastuspaikalla haastattelemassa kilpailijoita ja kuulostelemassa ennakkotunnelmia. Tästäkin syystä kilpailun julkisuudessa olevalle mielikuvalle on tärkeää, että katsastus suoritetaan siisteissä, tilavissa, ja ennen kaikkea puhtaissa olosuhteissa ja tietenkin sääntöjä tiukasti noudattaen, eli oikein. Pelkät erinomaiset olosuhteet eivät kuitenkaan riitä, sillä silti se tärkein osattava asia on katsastavan henkilöstön asenne. Väärällä asenteella voidaan tehokkaasti tuhota se kaikki ennakkoon tehty työ, millä on valmistauduttu kaikkeen mahdolliseen, mikä vain voisi mennä pieleen.


Kilpailun aikainen tarkastus

Esikatsastuksen lisäksi autojen turvallisuutta seurataan myös kilpailun aikana. On tärkeää, että kilpailun aikaisia tarkastuksia tehdään riittävästi, niin että turvallisuuden kannalta riskiautot saadaan ajoissa korjattua. Valitettavan usein kovassa kilpailutilanteessa kilpailijat eivät ajattele riittävästi turvallisuuttaan, vaan tekevät ajanpuutteen vuoksi turvallisuuden kannalta kyseenalaisia ratkaisuita. Tässä tilanteessa katsastus on se ”aikuinen”, joka kertoo, milloin riski on liian suuri.


Tekninen tarkastus

Tekninen tarkastus (loppukatsastus) on kilpailun tärkein virityssääntöjen tarkistuspaikka. Teknistä tarkastusta ei voi jättää kokonaan tekemättä. Mikäli näin käy, katsastuspäällikön voi sanoa laiminlyövän tehtäviään. Teknisessä tarkastuksessa ei tarvitse välttämättä purkaa autoja, mistä aiheutuu kustannuksia. On olemassa pitkä lista asioita, mitä eri ryhmäsääntöjen puitteissa voi tarkastaa ilman auton osittaistakaan purkamista tai siten, ettei kustannuksia synny. Rallissa minimivaatimus on kaikkien autojen tunnistaminen.


Ympäristöturvallisuus

Ympäristöturvallisuus on osa katsastuksen tehtäväkenttää. Säännöt asettavat suoria määräyksiä melulle ja autojen öljyvuodoille ja näitä tarkkaillaan jatkuvasti. Kilpailun järjestäjä on velvollinen varmistamaan, että kilpailussa noudatetaan ympäristöluvassa vaadittuja ehtoja.


Viesti

Rallikilpailuun on rakennettava toimiva turvaviestijärjestelmä (ralli). Järjestelmän puutteellinen toiminta voi estää kilpailemisen erikoiskokeella. Nykyään edellytetään kaksinkertaista viestijärjestelmää, jossa pääjärjestelmänä, eli suorina yhteyksinä, käytetään joko VHF -puhelimia tai VIRVE puhelimia. Varajärjestelmänä hyväksytään matkaviestimet, jotka on testattu ko. alueella ennen kilpailua. Viestiorganisaatiota voidaan käyttää myös palvelemaan kilpailun järjestäjää muissakin sopivissa asioissa. Kilpailun etuautojen seuranta, tulosten välittäminen ja kilpailijoiden seuranta ovat tehtäviä, jotka sopivat mainiosti viestin päätehtävän lisäksi. Mutta koska rallin viestijärjestelmä rakennetaan turvallisuuden vuoksi, on muistettava, että turvallisuuteen liittyvä viestiliikenne ohittaa kaiken muun liikennöinnin. Viestijärjestelmää suunniteltaessa kannattaa miettiä mahdollisuutta käyttää ko. asian osaavaa erikoisryhmää mieluummin kuin kerätä viestihenkilöstö yksittäisistä ihmisistä, jotka eivät ole tottuneet toimimaan yhdessä. Erikoisryhmä varmasti pystyy tarjoamaan toimivamman ja laajemman ”viestipaketin”.

Viestipäällikkö (ralli) kuuluu rallin järjestelytoimikuntaan ja on turvallisuusjohtajan oikea käsi.


Tulosviesti

Tulokset välitetään nykyisin tuloslaskenta yrityksen laitteita hyödyntäen, GSM verkkoa käyttäen. Tämän johdosta, pitää kilpailun järjestäjän varmistaa lähtö - ja maalipaikat hyvissä ajoin ennen kilpailua. Kyseisissä paikoissa pitää toimia eri operaattoreiden yhteydet.

Tuloslaskenta (ralli)

Tuomariston kokoukset

Tuomariston kokouksissa on läsnä tuomariston puheenjohtaja (ralli), tuomari (ralli)t, tuomariston sihteeri (ralli), kilpailunjohtaja (ralli) ja tekniikan edustaja, joka on joko AKK-Motorsportin pääkatsastaja tai katsastuspäällikkö. Lisäksi tuomariston kokouksissa saa olla läsnä turvatarkkailija (ralli), kilpailijoiden yhdyshenkilö (ralli) . Muita henkilöitä voi olla paikalla vain, jos käsiteltävä asia niin vaatii. Tuomariston kokoushuoneen (Kts. kilpailukeskus (ralli) tulee olla rauhallinen tila, jossa ei saa olla mitään muita toimintoja. Tuomariston tilaan on varattava kansio, josta löytyy kilpailun viranomaisluvat sekä tuomareille varattu riittävä määrä tarvittavia kilpailumateriaaleja, jotka sisältävät mm. säännöt, tiekirjan, turvasuunnitelman, kilpailija-ohjeen yms. Ensimmäisen tuomariston kokouksen aloittaa omalla puheenvuorollaan kilpailunjohtaja, järjestäjän edustajana, ja esittelee läsnäolijat, mahdollisesti esittelee tuomaristoa koskevia käytännön järjestelyjä ja siirtää kokouksen varsinaisen avauksen ja johtamistehtävän tuomariston puheenjohtajalle. Tuomariston kokousten kulku noudattaa materiaalipankissa olevaa tuomariston esityslistaa.


Tuomaristo (ralli)

Kilpailijoiden materiaali

Kilpailun säännöt (ralli)

Kilpailun sääntöluonnos on toimitettava järjestäjän toimesta sähköpostilla MS Word-dokumenttina (.doc tai .docx) kilpailuhakemuksen yhteydessä tuomariston puheenjohtajalle tarkastettavaksi siten, että hän ehtii toimittamaan tarkastamansa säännöt sääntöjen mukaisessa ajassa lajipäällikölle. Lajipäällikkö toimittaa hyväksytyt säännöt .pdf-dokumenttina kilpailun järjestäjälle, jonka jälkeen järjestäjä valmistelee oman kilpailunsa tiedot KITI-järjestelmään ja lisää sivuille kilpailunsa säännöt. Tämän jälkeen järjestäjän tulee ilmoittaa asiasta lajipäällikölle, jonka perusteella kilpailu voidaan avata viimeistään kuukautta ennen kilpailupäivää.


Kilpailuun hyväksyttyjen lista

Kansallisissa kilpailuissa kilpailun järjestäjä laatii kilpailuun hyväksyttyjen listan eli lähtöjärjestyksen. Arvosarjoissa laadinta tapahtuu sarjasääntöjen mukaisesti. Laadinnasta on hyvä tehdä pöytäkirja, josta ilmenee mm ilmoittautuneiden määrä luokittain. Kilpailuun hyväksyttyjen lista julkaistaan KITI-kisapalvelussa ja mahdollisilla kilpailun järjestäjän kotisivuilla, säännöissä määrätyn ohjelman mukaisesti. Listasta tulee ilmetä seuraavat asiat:

- Kilpailijaparin kilpailunumero

- Ilmoittaja

- Molempien ohjaajien nimet ja seurat

- Auton merkki ja malli

- Auton ryhmä, luokka ja tekniikkasääntö

Tuomaristoa, turvatarkkailijaa sekä mahdollista pääkatsastajaa tulee informoida kilpailijamateriaalin julkaisemisesta KITI-kisapalvelussa


Kilpailijaohje

Kilpailijaohje (ralli)


Kilpailupäivän materiaali

Kilpailupäivänä kilpailijoille jaetaan vähintään seuraavat materiaalit:

- Reittikartta (ralli) (2 kpl)

- Tiekirja (ralli)

- Aikakortti (ralli)

- Tarvittavat erivapaudet (lisävalo- , tuulilasi- ja nastarengas )

- Kilpailunumerot

- Mahdolliset huoltoauto-tunnukset / huollon ohjeet

- Katsastuspöytäkirja


Ilmoittautuminen kilpailuun

Ilmoittautuminen (ralli)

Kilpailupäivän toiminnot

Kilpailupäivän aikataulu

Rallikilpailun aikataulun suunnittelu pitää aloittaa heti, kun kilpailun päivämäärä on tiedossa. Kilpailupäivän aikatauluun vaikuttaa moni tekijä. Eri sarjojen kilpailuissa on olemassa omat aikataulurungot, joita tulisi pystyä noudattamaan. Jos tämän tyyppisiä suosituksia on olemassa, on ehkä jopa helpompaa lähteä toteuttamaan kilpailua kuin ns. tyhjältä pöydältä. Nämä suositukset perustuvat ulkopuolisiin tarpeisiin ja tietysti kokemukseen eri kilpailuista. Aikataulu on mietittävä jo alusta alkaen sellaiseksi, että se voidaan myös toteuttaa. Näin ollen sitä suunnittelemassa tulee olla kilpailun johdon lisäksi vähintään ratamestari sekä katsastuspäällikkö. Rungon suunnittelulle luo reitti eli tarkemmin sanoen teiden sulkuajat. Lisäksi teitä sulkiessa pitää ottaa huomioon tien normaalikäyttäjien tarpeet. Mikäli on mahdollista, pitäisi myös miettiä, että valoisuus olisi kilpailijoille mahdollisimman tasapuolista. Kun kilpailun aloitusajankohta on tiedossa, on aloitettava rakentaa muita toimintoja sen ympärille. Katsastuksen aloittamisesta on oma sääntönsä, eli se voi alkaa aikaisintaan kaksi tuntia ennen ensimmäisen kilpailijan lähtöä. Tältä pohjalta ajateltuna siis kilpailijan täytyisi ennen katsastusta käydä papereiden tarkastuksessa joten kilpailutoimisto on oltava auki esim. tuntia ennen katsastuksen alkua jne. Kilpailureitin aikataulun laadinnasta on olemassa omat sääntönsä ja laskelmansa. Tulosten julkaisun sekä palkintojen jaon aika ilmoitetaan yleensä Kilpailun säännöissä. Jos ko. aikaa ei ole määritelty säännöissä, se julkaistaan kilpailijoille kilpailijaohjeessa kilpailuun hyväksyttyjen listan julkaisun yhteydessä. Jos kilpailu jostain syystä venyy, on yksinkertaista ilmoittaa virallisella ilmoitustaululla syy aikataulumuutokseen ja kertoa uusi aika kilpailijoille.


Kilpailupapereiden tarkastus

Kilpailupapereiden tarkastus suoritetaan ennen esikatsastusta. Kilpailijoilta tarkastetaan kilpailupaikalla ilmoittautumisen yhteydessä ajokortti ja ilmoittajalisenssi, jos ilmoittaja on joku muu kuin miehistön jäsen. Samassa yhteydessä tai katsastuksessa tarkastetaan kilpa-auton papereista katsastuskortti ja rekisteriote/siirtolupa. KITI-kisapalvelu tarkistaa kilpailijoiden tutkinto- ja lisenssitiedot jo kilpailuun ilmoittauduttaessa. Jos kilpailuun hyväksyttyjen listan mukaisiin tietoihin on tullut muutoksia (ohjaajan tai auton vaihdoksia) tulee muutokset ilmoittaa tuloslaskentaan säännöllisin väliajoin, jotta he pystyvät tekemään lähtöön oikeutettujen listan aikataulun mukaan. Muuttuneet tiedot tallennetaan myös KITI kisapalveluun sitä mukaa kun muutoksia tulee. Jos papereiden tarkastus suoritetaan katsastuspaikalla, joka sijaitsee eri paikassa kuin kilpailutoimisto ja tuloslaskenta, muutosten ilmoittamisen sujuvuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Näin väärin kirjatut ja muuttuvat tiedot pysyvät mukana järjestelmässä ja saadaan lähtöön oikeutettujen lista ja tulokset oikeille kilpailijoille. Peruuttaneista kilpailijoista ja syistä pidetään listaa, jonka tiedot välitetään myös tuloslaskentaan. Mikäli kirjallista peruutusilmoitusta ei saada, voi AKK-Motorsport määrätä kilpailijalle sanktion.


Yksipäiväinen kilpailu (ei ennakkotutustumista)

Paperitarkastuksessa pitää molempien kuljettajien olla henkilökohtaisesti paikalla. Tarkastetaan:

- Molempien kuljettajien ajokortit (nuorten luokassa henkilöllisyystodistus)

- Ilmoittajalisenssi (mikäli ilmoittaja ei kuulu miehistöön)

- Auton rekisteriote tai siirtolupa

- Auton katsastuskortti

- Tekniikka ja turvallisuuslomake (mikäli on käytössä. On myös hyvä sopia katsastuksen kanssa, kumpi kerää)

Paperitarkastuksen yhteydessä kerätään kilpailijoilta kuuluttajatietolomakkeet ja huollonyhteystiedot, kirjataan mahdolliset ohjaajan, ilmoittajan tai auton vaihdot ja otetaan niistä säännön mukainen muutosmaksu. KITI-kisapalvelusta tulostettuun ilmoittautumiskaavakkeeseen otetaan allekirjoitukset. Hyväksytyn tarkastuksen jälkeen annetaan kilpailijoille katsastuspöytäkirja ja auton ovinumerot. Katsastuksen jälkeen hyväksyttyä katsastuspöytäkirjaa vastaan kilpailijat saavat tiekirjan, reittikartan ym. materiaalin sääntöjen ja aikataulun mukaisesti. Aikakortti, johon on merkitty ihannelähtöaika, jaetaan kilpailun sääntöjen mukaisesti joko kilpailutoimistossa tai lähtö-AT:lla.


Ennakkotutustuttava kilpailu

Ennakkotutustumispäivä (nuotituspäivä) Paperitarkastuksessa pitää molempien kuljettajien olla henkilökohtaisesti paikalla. Tarkastetaan:

- Molempien kuljettajien ajokortit

- Ilmoittajalisenssi (mikäli ilmoittaja ei kuulu miehistöön)

- Auton rekisteriote tai siirtolupa

- Auton katsastuskortti

Paperitarkastuksen yhteydessä luovutetaan ennakkotutustumismateriaali ja kerätään kilpailijoilta ennakkotutustumis- ja kuuluttajatietolomakkeet sekä huollonyhteystiedot, kirjataan mahdolliset ohjaajan, ilmoittajan tai auton vaihdot ja sekä otetaan niistä muutosmaksu. KITI-kisapalvelusta tulostettuun ilmoittautumiskaavakkeeseen otetaan allekirjoitukset.

Ennakkotietolomakkeesta tulee selvitä mm.

- Henkilötiedot

- Puhelinnumerot nuotituksen aikana

- Ennakkotutustumisauton tiedot

Hyväksytyn tarkastuksen jälkeen kilpailijoille jaetaan:

- Ennakkotutustumisnumerot (määrä ja sijoittelu ilmoitetaan kilpailija-ohjeessa)

- Tiekirja

- Reittikartat (2 kpl)

- Ennakkotutustumisaikakortti (tarvittaessa)

- Katsastuspöytäkirja

- Ovinumerot

- Mahdollinen tuulilasitarra (Sarjakilpailut)

Jaettavasta materiaalista oltava näkyvillä virallisella ilmoitustaululla lista, josta kilpailijat voivat tarkistaa, että kaikki on mukana. Mikäli kilpailija ei halua ottaa kaikkea materiaalia mukaansa, hänelle annetaan kuitti, jolla hän tai hänen edustajansa voivat noutaa ko. materiaalin myöhemmin.


Kilpailupäivä

Huom. kilpailijoiden ei tarvitse henkilökohtaisesti olla paikalla katsastuksessa. Aikakortti, johon on merkitty ihannelähtöaika, jaetaan kilpailun sääntöjen mukaisesti joko kilpailutoimistossa tai lähtö-AT:lla. Lähtöön oikeutettujen lista laaditaan katsastuksen hyväksytysti läpäisseistä kilpailijoista. Tuomaristo voi myös tehdä muutoksia lähtöjärjestykseen vielä tässä vaiheessa, joten kilpailijat eivät välttämättä lähde numerojärjestyksessä. Lista julkaistaan sääntöjen ja aikataulun mukaan viimeistään tuntia ennen ensimmäisen kilpailijan lähtöaikaa ja sitä täydennetään 30 min välein. Aikakortteihin merkitään ihannelähtöaika tämän listan mukaan. Katsastuksesta on myös ilmoitettava listan laatijalle katsastuksen läpäisseet autot. Jos kilpailija ilmoittaa myöhästyvänsä omasta katsastusajastaan, on kilpailunjohtajalta saatava siihen lupa.


Kilpailun johtaminen

Kilpailussa on kolme johtajaa: kilpailunjohtaja (ralli), turvallisuusjohtaja ja reittijohtaja. Kilpailunjohtaja toimii tuomariston kokouksissa esittelijänä. Kilpailun aikainen johtaminen hoidetaan johtokeskuksessa, jossa turvallisuusjohtajan tulee koko ajan olla kilpailutapahtumien tasalla. Reittijohtaja kiertää reitin turvatarkkailijan kanssa, tarkistaakseen kaikkien asioiden olevan sovitulla tavalla.

Päätökset:

- Ainoastaan kilpailunjohtaja tekee päätöksiä, ellei sääntöjen mukaan asia kuulu tuomariston päätettäväksi, jolloin johtaja esittelee asian tuomaristolle.

- Päätökset tehdään kirjallisesti tiedonanto kilpailunjohtajan päätöksestä lomakkeelle. Kilpailijaa koskevissa asioissa otetaan kilpailijalta kuittaus ko. lomakkeeseen, jolloin se on samalla myös tiedoksianto kilpailijalle. Lomakkeeseen tulee aina myös merkitä päätöksen sääntökohta

- Päätöksistä kirjoitetaan tiedote ja tiedote laitetaan ilmoitustaululle ja liitetään tuomariston pöytäkirjan liitteeksi

- Pilpailunjohtaja raportoi tekemänsä päätökset kirjallisesti tuomaristolle


Vakuutukset ja vahingot

Kansallinen lajiliitto AKK-Motorsport on vakuuttanut kilpailunjärjestäjän, kilpailijat ja toimitsijat autourheilutapahtumissa vastuu- ja tapaturmavakuutuksin.


Kilpailunjärjestäjän vakuutusturva

AKK Motorsport on ottanut vastuuvakuutuksen, joka kattaa ulkopuoliselle aiheutuvan vahingonkorvausvelvollisuuden, johon AKK:n jäsenyhdistys voi, kilpailujen järjestäjänä, kilpailuissa tai harjoituksissa joutua.

Myös seurakilpailut kuuluvat vakuutuksen piiriin edellyttäen, että ne ovat AKK-Motorsportin alaisten yhdistysten järjestämiä ja ne on ilmoitettu määräaikaan mennessä AKK:lle. Kilpailun järjestäjät saavat vastuuvakuutuksen tulostettua materiaalipankista. Tämä todistus on liitettävä useimpiin viranomaislupa-anomuksiin.


Kilpailijan vakuutusturva

Kilpailulisenssin ostaneet henkilöt kuuluvat AKK-Motorsportin vastuuvakuutuksen piiriin. Vakuutus kattaa sen vahingonkorvausvelvollisuuden, johon kilpailija kilpailuissa tai harjoituksissa voi joutua toiseen kilpailijaan tai johonkin ulkopuoliseen tahoon nähden. Vakuutus on voimassa seurakilpailussa samoin ehdoin kuin kilpailunjärjestäjällä. Suomessa rekisteröidyn ja vakuutetun ajoneuvon liikennevakuutus on voimassa rallikilpailussa pois lukien mahdollinen muulta liikenteeltä täysin eristetty erikoiskoealue (esim. ratakoe), jolloin sen alueella aiheutuneen vahingon korvauskysymys ratkaistaan omana tapauksenaan. Liikennevakuutuksen perusteella korvataan kilpailijan sivullisille aiheuttamat vahingot ja kuljettajan sekä kartanlukijan omat henkilövahingot. Autovakuutus (kasko) ei ole voimassa rallikilpailuissa. Kilpailijalisenssin hintaan sisältyy tapaturmavakuutus, joka on pakollinen autourheilussa.


Toimitsijan vakuutusturva

AKK-Motorsport on solminut vakuutuksen, joka sisältää sekä tapaturma- että vastuuvakuutusosan. Tämän vakuutuksen piirissä ovat toimitsijalisenssien haltijat, tapahtumien satunnaiset toimitsijat sekä kaikki liiton, alueen ja seurojen toimeksiannosta vapaaehtoistyötä tekevät henkilöt. Kaikkien yllämainittujen vakuutusten vakuutusehdot saa vakuutuksen myöntäjältä. Myös Autourheilun sääntökirjassa on lisätietoa vakuutuksista, niiden voimassaolosta ja ehdoista.


Vastalauseet ja vetoamiset

Ilmoittajalla tai 1-ohjaajalla on oikeus tehdä vastalause:

- Katsastuksen päätöksestä (heti tiedon saatuaan)

- Kilpailunaikaisesta virheestä, erehdyksestä, tuloksista (30 min kuluessa tulosten julkaisusta. Aika alkaa säännöissä ilmoitetusta tulosten julkaisusta eikä tulosluettelon korjaus aloita uutta aikaa)

Vastalause pitää olla kirjallinen ja vastalausemaksu maksettu ja lisäksi vastalauseesta pitää selvitä mihin sääntökohtaan vastalause perustuu. Mikäli vastalause koskettaa tekniikkaa, kilpailijalta peritään tekniikan takuumaksu myös Kuulemiset Ennen päätöksen tekoa tuomariston tulee kuulla:

- Kilpailunjohtajaa, toimitsijaa, tekniikkaa ym.

- Vastalauseen tekijää

- Vastaajaa

- Mahdollisia todistajia


Kirjaaminen

Tuomariston pöytäkirjaan tulee merkitä kaikki kuulemiset (ketä kuultu, kellonaika yms.) sekä lopullinen päätös perusteluineen. Myös päätöksen julkaisemisen kellonaika ja päätöksen teossa mukana olleiden nimet kirjataan pöytäkirjaan.


Vetoaminen

Kilpailijalla on oikeus vedota tuomariston häneen kohdistamasta seuraamuksesta tai muusta päätöksestä AKK:n vetoomusoikeuteen ilmoittamalla vetoomusaikeestaan kirjallisesti tuomaristolle tunnin kuluessa kyseisen päätöksen julistamisesta. Vetoaminen ei ole sallittua faktatuomareiden päätöksistä eikä tuomariston häneen kohdistamista seuraamuksista, jotka perustuvat ko. kilpailussa käytössä oleviin sääntöihin.


Maaliintulo

Kilpailijoiden tullessa maaliin he ajavat maali-AT (ralli):lle. Sen toiminta on pitänyt alkaa jo niin, että kaikki etuautot ovat voineet tarkastaa sen toiminnan, aivan kuten erikoiskokeetkin. Lisäksi tulee muistaa, että maali-AT:n ottama aikakortti täytyy saada viipymättä tuloslaskennan tarkastettavaksi. Arvokilpailuissa maaliintulo voidaan järjestää hyvinkin näyttäväksi. Kukitukset ja kuohujuomat värittävät tilaisuutta ja nostavat sen arvoa.


Tulokset

Ehdolliset viralliset tulokset

Tulosten tarkastuksen jälkeen saadaan ehdolliset viralliset tulokset, jotka viedään sääntöjen ja aikataulun mukaan kilpailunjohtajan allekirjoittamana päivättynä ja kellon ajalla varustettuna ilmoitustaululle. Työjako tulosten laitossa ilmoitustaululle on sovittava kilpailunjohtajan ja sihteerien ja tuloslaskentapäällikön kesken.


Lopulliset tulokset

Saadaan vastalauseajan umpeuduttua tuomariston hyväksynnän jälkeen.


Palkintojen jako

Palkintojenjakoaikataulu on oltava kerrottuna säännöissä tai viimeistään kilpailijaohjeessa. Missään tapauksessa ajankohtaa ei voida aikaistaa, koska kilpailija velvoitetaan olemaan paikalla, jopa rangaistuksen uhalla. Näin ollen ilmoitettua aikataulua, jos sitä ei ole lisämääräyksellä muutettu, on noudatettava. Kilpailun viivästyessä ajankohtaa voi joutua myöhästyttämään mutta siitä täytyy laatia kilpailunjohtajan tiedote, joka sijoitetaan viralliselle ilmoitustaululle. Palkinnot on syytä asettaa esille hyvissä ajoin, sillä se on yleensä paljon aikaa vievä työ. Kuuluttaja sekä kuulutuslaitteet ovat myös välttämättömiä tilaisuudessa. Palkinnot jaetaan sen ilmoituksen mukaan, joka on ollut nähtävillä ilmoitustaululla. Eli on syytä tarkistaa, että määrät täsmäävät ennen kuin aloittaa. Erilaisia erikoispalkintoja ja kiertopalkintoja jakaessa täytyy muistaa, että niiden jako ei vie liikaa aikaa, mutta toisaalta saavat niille kuuluvan arvon.


Kilpailun jälkeiset toiminnot

Yleistä

Tulee muistaa, että kilpailu ei pääty siihen, kun viimeinen kilpailija on saapunut maaliin, tulokset on julkaistu ja palkinnot on saatu jaettua. Jo kilpailun suunnitteluvaiheessa on otettava huomioon myös kilpailun jälkihoito. Jälkihoito on suunniteltava ainakin yhtä hyvin kuin kaikki muukin toiminta ja eri osa-alueille on nimettävä vastuuhenkilö.

Lähtö- ja maalialueet, tauko, kilpailukeskus ja katsastus

Lähtö-, huolto-, tauko- ja maalialueitten sekä kilpailukeskuksen että katsastuspaikan kunnostus ja siivous tulee suunnitella jo etukäteen. Suunnitelmassa tulee huomioida vähintään seuraavat asiat:

- Alueitten kunnostus ja siivous

- Käytettyjen merkkien, järjestyksenvalvojaliivien ja muun materiaalin putsaus, kunnostus ja palautus

- Pöytäkirjojen, tulosliuskojen ja aikakorttien palautus tuloslaskentaan

- Viesti- ja ajanottolaitteiden palautus

- Mahdollisten korvausten suoritus


Reitti ja erikoiskokeet

Erikoiskokeitten kilpailun jälkeinen kunnostus ja siivous tulee suunnitella myös etukäteen. Suunnitelmassa tulee huomioida vähintään seuraavat asiat:

- Erikoiskokeitten saattaminen kilpailua edeltävään kuntoon sisältäen lanaukset, auraukset, siivoukset, mahdolliset sorastukset ja ojien aukaisut jne.

- Käytettyjen merkkien, järjestyksenvalvojaliivien ja muun materiaalin putsaus, kunnostus ja palautus

- Pöytäkirjojen, tulosliuskojen ja keskeytysilmoitusten palautus tuloslaskentaan

- Viesti- ja ajanottolaitteiden palautus

- Tienhoitokuntien ja tienomistajien muistaminen, kiitoskirjeet

- Mahdollisten korvausten maksaminen

- Mahdollisten vahinkojen selvittely


Tulosten toimittaminen

Kilpailun jälkeen on muistettava seuraavien materiaalien toimitus:

- AKK-Motorsportille toimitettava materiaali

- Tulosten toimittaminen KITI-kisapalveluun

- Sarjakilpailuissa, tulokset on laitettava KITIin heti

- Nousupisteiden tallentaminen kilpailijoille KITI-kisapalveluun


Yhteydenotot viranomaisiin

Kilpailun jälkeen tulee ottaa yhteyttä ainakin seuraaviin viranomaisiin:

- Aluevalvoja

- ELY-keskukseen, aluevastaaviin

- Poliisi

- Hälytyskeskukset ja palolaitokset

- Muut viranomaiset


Yhteydenotot sidosryhmiin ja yhteistyökumppaneihin

Kun kilpailu on ohi, kiitos kilpailun yhteistyökumppaneille, mainostajille sekä julkisuuden eteen työtä tehneille toimittajille on paikallaan. Pienikin muistaminen lämmittää mieltä ja seuraavalla kerralla kilpailua järjestettäessä on paljon mukavampi ja helpompi olla yhteydessä ko. tahoihin.


Kilpailun toimitsijat

Toimitsijoille, niin oman seuran kuin myös yhteistyöseurojen, tulee järjestää palautepalaveri. Tällainen palaveri on syytä suunnitella hyvin etukäteen, jotta siitä tulisi hyödyllinen ja rakentava. Palaverista on tehtävä muistio jatkossa hyödynnettäväksi. Toimitsijat ja yhteistyöseurat tulee myös huomioida ja mahdollisuuksien mukaan palkita hyvin tehdystä työstä.


Talous

Kilpailun jälkeen tulee tietysti myös huolehtia kaikista laskuista, mahdollisista osallistumismaksujen palautuksista yms. Kun kilpailun kaikki velvoitteet on hoidettu, tulee kilpailusta laatia tilinpäätös. Tämä esitellään yleensä seuran hallitukselle, joka hyväksyy sen lopullisesti.


AKK-Motorsportille toimitettava materiaali

Kilpailun järjestäjän on säilytettävä kaikki kilpailumateriaali yhden (1) vuoden ajan. Mikäli kilpailussa tapahtuu onnettomuus, jätetään vastalause, vetoomus tai on mahdollista että jostakin kilpailussa tapahtuneesta seuraa sanktio/tutkinta niin kaikki kyseiseen asiaan liittyvät materiaalit toimitetaan postitse osoitteeseen:

AKK-Motorsport ry / Henrik Frank

Kellokukantie 7

01300 Vantaa


Muita kilpailuun liittyviä dokumentteja (kuten esim. tulokset) ei tarvitse erikseen toimittaa lajipäällikölle, jos niitä ei erikseen pyydetä.