Tiedonhallinta (ralli)

Kohteesta AKK Wiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Rallikilpailun suunnittelun / järjestämisen aikana syntyy paljon erilaisia dokumentteja, eli tietoa. On tärkeää tunnistaa, millaista tietoa syntyy ja kuinka sitä hallitaan. Järjestelytoimikunnan on hyvä miettiä malli, minkä mukaan tietoa hallitaan kilpailun valmistelun yhteydessä, seuraavassa muutamia vinkkejä asiaan liittyen.

Osa-alueet

- Tunnista, minkä osa-alueen tietoa mikäkin dokumentti sisältää

Reitti ja turvallisuus

Viitoitusohje (ralli)

Tiekirja (ralli)

EK:n järjestämisohje (ralli)

Turvallisuussuunnitelma (ralli)

Saattoluettelo (ralli)

erilaiset muut reittiin liittyvät suunnitelmat


Markkinointi

erilaiset markkinointiin liittyvät listat ja suunnitelmat


Järjestelytoimikunta

Kokouspöytäkirjat


Kilpailutoimisto

Dokumenttipohja

Lisämääräyspohja (ralli)


Tiedon omistajat

Jokaiselle dokumentille kannattaa määritellä omistaja, yleensä se omistaa dokumentin joka tietosisällönkin tuottaa / luo.


Riippuvuussuhteet

Rallikilpailussa osalla dokumenttien tietosisällöllä on riippuvuussuhteita, esimerkkinä

- Tiekirjan erikoiskoe sivun riippuvuussuhde viitoitusohjeeseen ja mahdollisiin kalustotarpeisiin / luetteloihin

- Tiekirjan siirtymän kokonaismitan riippuvuussuhde kilpailun aikatauluun ja aikakorttiin


Tiedon säilyttäminen ja jakaminen

Rallikilpailussa tuotettava tieto on monessa kohtaa tietoa, mikä tulee jakaa myös muiden käyttöön. On hyödyllistä miettiä järjestelytoimikunnassa missä tuotettua tietoa säilytetään ja miten sitä jaetaan. Oma tietokone, tai miksei paperinen vihko on hyvä tiedon alkulähde mutta jo tietoa luodessa tulee olla tiedossa paikka missä sitä säilytetään ja miten se jaetaan.

Sähköpostilla tiedon jakamisessa tulee huomioida, että jos tietoa päivitetään / muutetaan jakamisen jälkeen tulee huomioida miten tämä em. jaettu tieto päivitetään myös tahoille kenelle se on lähetetty.


Nykyaikainen tapa tiedon säilyttämiselle ja jakamiselle järjestelytoimikunnan sisällä voisi olla erilaiset tallennuspalvelut (OneDrive, Dropbox jne.) jossa voidaan käyttää yhtä yhteistä tunnusta tai jakaa tunnuksien välillä käyttöoikeuksia erilaiseen tietosisältöön.

DropBox

OneDrive


Versiointi

Tallennettu tieto kannattaa ehdottomasti versioida, joko juoksevalla numeroinnilla tai käyttämällä päivämäärää. Yksi hyvä tapa on, että suunnitteluvaiheessa tieto versioidaan juoksevasti 0.1 - 0.9 ja kun tieto ensimmäisen kerran julkaistaan / jaetaan, se muuttuu versioksi 1.0. Tämän jälkeen tiedetään, että jos päivitystarvetta vielä on, pitää myös huolehtia että kaikki joille versio 1.0 on jaettu saavat myös version 1.1 -> eteenpäin muodostuvat versiot.