Erikoiskokeen järjestäminen
Erikoiskokeiden järjestämisessä on aina paljon erilaisuuksia erikoiskokeita järjestävien seurojen välillä. Kilpailun järjestäjän tulee paneutua huolella erikoiskokeiden järjestelyihin, jotta ne olisivat samanlaiset kilpailun jokaisella EK:lla. Vaatimusten nykyisin yhä kasvaessa tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota EK - järjestäjiin, heidän "ammattitaitonsa" ja henkilöstön riittävyyden takaamiseksi.
Sopimukset
Kilpailun järjestäjän ja erikoiskokeen järjestäjän tulee tehdä kirjallinen sopimus EK:n järjestämisestä. Sopimukseen kirjataan molempien osapuolien vastuut ja toimitukset. Myös mahdolliset (taloudelliset) sanktiot sopimuksen noudattamatta jättämisestä on hyvä kirjata.
Koulutus
Jokaiselle EK - järjestäjälle sekä huolto/taukoalueen järjestäjälle on pidettävä koulutus- ja tutustumistilaisuus, jossa kerrotaan ja esitellään suorituspaikalla kilpailun kulun ja EK:n tai alueen hoidon kannalta tärkeät asiat epäselvyyksien välttämiseksi. Erityistä huomiota koulutuksessa tulee kiinnittää ajanottoon, AT-toimintoihin sekä tulosten välittämiseen erikoiskokeelta kilpailun tuloslaskentaan. Koulutustilaisuus ei korvaa kirjallista järjestämisohjetta, eikä järjestämisohje koulutustilaisuutta.
Materiaali
Erikoiskoejärjestäjille on hyvä laatia erikoiskokeen järjestämis- ja turvaohjeet, jossa kilpailun järjestäjä kertoo toimintatavat, joilla erikoiskoe järjestetään. Ohjeissa tulee olla eri toimintoja/toimihenkilöitä varten oma sivu/sivut, jotka EK-päällikkö voi helposti kopioida toimintaohjeiksi toimitsijoille. Järjestämis- ja turvallisuusohjeiden sisältö:
- Erikoiskokeen järjestämissopimus
- Erikoiskokeen järjestäjän velvollisuudet ja toimitukset
- Kilpailun järjestäjän velvollisuudet ja toimitukset
- Tieto voimassa olevista vakuutuksista
- Ohjeet kilpailusta tiedottamisesta
- Ohjeet myyntitoiminnasta erikoiskokeella
- Toimintaohjeet järjestyksenvalvoja/liikenteenohjaaja listojen, yhteystietolomakkeen yms. palautuksesta
- Tiedot käytettävissä olevista turvallisuusyksiköistä, viestiyhteyksistä, tulospalvelusta yms.
- Ohjeet liikenteen ja yleisön opastukseen
- Toimintaohjeet kilpailun jälkeen (lähtöalueet ja risteykset ajettavaan kuntoon, pöytäkirjojen palautus, kellojen ja muiden ajanottolaitteiden palautus, yms.)
- Saatot (miten toimitaan, kuka saattaa)
- Erikoiskokeen purku (miten toimitaan, kuka purkaa, mihin kalusto)
- EK:n kalusto (miten saadaan ja hoitaako kilpailun järjestäjä kaikki merkit, myös varamerkit)
- EK-päälliköiden toimintaohjeet, joissa annetaan ohjeet toiminnasta ennen kilpailua, kilpailupäivänä ennen sulkuaikaa, sulkuajan alettua, kilpailun jälkeen ja onnettomuustilanteissa
- EK:n turvapäällikön toimintaohjeet
- Tulo AT:n toimintaohjeet
- Lähtö AT:n toimintaohjeet
- Lähettäjän toimintaohjeet
- Viestipisteen toimintaohjeet
- Väliturvapisteen toimintaohjeet
- Järjestyksenvalvojan /liikenteenohjaajan toimintaohjeet (myös onnettomuustilanteet )
- Maalin toimintaohjeet
- Puskakellon toimintaohjeet
- Maali AT:n (stop) toimintaohjeet
- Erikoiskokeen viestin toimintaohjeet
- Ohjeet EK:n keskeyttämiselle, perumiselle ja siirtymänä ajamiselle
Lisäksi järjestämis- ja turvallisuusohjeiden liitteinä toimitetaan:
- Osallistujaluettelo/lehti
- Viitoitusohje et
- Erikoiskokeesta kartta
- Aikakorttimallit täyttöohjeineen
- Kilpailun järjestäjän yhteystiedot
- EK-järjestäjän yhteystietolomake
- AT pöytäkirjat (toimitetaan yleensä EK:n kaluston mukana )
- Etuautojen aikataulu
- Lisämääräyspohjat valmiiksi täytettynä (EK:n muuttaminen siirtymäksi, siirtyminen vaih
