Kilpailusihteeri (ralli)
Kilpailusihteeri toimii yhteistyössä kaikkien kilpailunjohtajien (Kilpailunjohtaja (ralli), Reittijohtaja (ralli), Turvallisuusjohtaja (ralli)), tuomariston, katsastuksen, tuloslaskennan ja käytännössä koko organisaation kanssa.
Kilpailusihteeri vastaa myös Kilpailutoimiston toiminnasta kilpailun aikana.
Sihteerin tehtävänä on hoitaa dokumenttien/asiakirjojen (lue: papereiden) toteutus kilpailua varten. Tärkeää on sopia sihteerin kanssa kuka tekee paperit miltäkin osa-alueelta, käytännöt vaihtelevat siitä kuinka paljon sihteeri tekee. Sihteerin tulisi kuitenkin olla hyvin "kartalla" koko kilpailun kulusta ja organisaation toiminnasta kilpailun aikana, kilpailutoimisto on usein se toiminto, mistä käydään kysymässä kaikki mahdolliset ja mahdottomat kysymykset.
Sihteeri voi myös vastata Tiedonhallinta (ralli) tai ainakin hänen tulee olla tietoinen, miten tietoa halllitaa.
Sihteeri voi olla mukana seuraavien papereiden ym teossa, toteutuksessa ja julkaisussa (sovittava kuka tekee, jos ei sihteeri):
- Luvat (yhdessä reitti-/turvatiimien kanssa)
- Kilpailun säännöt (yhdessä organisaation kanssa)
- Kilpailijaohje (yhdessä organisaation kanssa)
- EK-järjestäjien materiaalit (yhdessä reittitiimin kanssa)
- Kilpailijoille jaettava materiaali, tarvittavat lomakkeet
- Ilmoitustaulu (virtuaalinen vai fyysinen)
- Tuomariston, kilpailijoiden yhdyshenkilöiden, turvatarkkailijan ym materiaali (pilvipalvelu tms vai fyysiset paperit?)
Sihteerin tehtäviin kuuluu yleensä myös
- Auttaa kilpailijoita mahdollisissa ongelmissa ilmoittautuessa KITIin (myös kilpailijoiden yhdyshenkilö voi tässä auttaa)
- Vastata kilpailijoiden ja organisaation kysymyksiin ennen kisaa ja kisan aikana, usein myös jälkeen
- Organisoida kilpailupapereiden tarkastus kilpailupäivänä sekä kilpailumateriaalin jako kilpailijoille
- Tarkistaa että kilpailijat ovat maksaneet maksunsa (tämän voi tehdä myös esim seuran rahastonhoitaja, mutta sihteeri tarvitsee tiedon jos jollain on maksut maksamatta tms)
- Rakentaa ilmoitustaulu ja pitää se ajantasalla (myös virtuaalinen)
- Ottaa vastaan muutokset ilmoittautumisiin, peruutukset ym.
