Rallikilpailun järjestäminen
Tähän on koottu perusasioita, mitä rallikilpailun järjestämiseen tarvitaan. Sääntöasiat löytyvät [sääntökirjasta], joten sellaiset kohdat on tarkoituksella koitettu jättää pois oppaasta.
Järjestämisohjeistus on tarkoitettu työkaluksi kilpailuiden tekemiseen, josta löytyy perusasioita, joita jokainen kilpailun järjestäjä saattaa tarvita muistin virkistämiseksi ja helpottaakseen kilpailun tekemistä. Jokainen kilpailu on erillainen luonteensa johdosta, joka on rikkaus kilpailun onnistumiselle ja kilpailun jatkumolle. Tämän johdosta jokainen kilpailun järjestäjä joutuu miettimään kilpailuunsa parasta mahdollista kompromissia asioiden ratkaisemiseksi. Asioiden miettiminen pitää aina suunnata tulevaan kilpailuun, unohtaen seuran edelliset kilpailut. Näin kilpailut kehittyvät ja kilpailijat, jotka ovat kilpailun "asiakkaita" saavat mielekkään kilpailun.
Sisällysluettelo
Kilpailun anominen kilpailukalenteriin
Kilpailun järjestäminen ja sen hakeminen kalenteriin aloitetaan seuran hallituksen toimesta. Mikäli seurassa löytyy innostusta kilpailun tekemiseen, niin hallitus tekee ratkaisun kilpailun hakemiseen.
Kilpailut haetaan AKK-Motorsportin materiaalipankissa olevan ohjeen mukaisesti (huomio myös sääntökirjan määritteet, mikäli säännöt muuttuvat). Runkokalenterin valmistauduttua, on myös mahdollista hakea kilpailua liukuvan kalenterin turvin.
Mikäli kilpailuun halutaan muitakin, kuin suomalaisella lisenssillä ajavia, niin on muistettava ilmoittaa kilpailu NEAFP kilpailuna kilpailun hakuvaiheessa.
Hakemuspäätöstä tehtäessä pitää miettiä tarkkaan, pystyykö seura todella järjestämään haettavan kilpailun. On kiinnitettävä huomiota ainakin seuraaviin asioihin:
- Riittävätkö resurssit? Onko mahdollista suoriutua kilpailujen tekemisestä kunnolla joko seuran omilla resursseilla tai toisten seurojen avulla?
- Miten seuran muut kilpailut osuvat kalenteriin?
- Miten alueen muut tapahtumat osuvat päällekkäin?
- Ollaanko mukana ja kuinka tiiviisti muiden seurojen kilpailuissa?
- Jaksavatko ihmiset?
- Onko seuralla tarpeellinen määrä tarvittavia toimitsijalisenssejä?
- Järjestetäänkö kilpailu talvella vai kesällä?
- Saadaanko tarvittava tiestö käyttöön? Saadaanko niille kaikki tarvittavat luvat?
Ilman kustannuksia ja panostusta ei myöskään tehdä hyviä kilpailuita. Siksi seuran taloudellisen tilanteen ylläpitämiseen tulee kiinnittää huomiota.
Kilpailun päätoimihenkilöiden toimenkuvat
Kilpailuissa on kolme johtajaa: kilpailunjohtaja (ralli), reittijohtaja (ralli) ja turvallisuusjohtaja (ralli). Kaikki johtajat tekevät tiivistä yhteistyötä keskenään, mutta jokainen vastaa omasta osa-alueestaan ja huolehtii, että osa-alueet pysyvät aikataulussa. Kilpailunjohtaja on kuitenkin AINA päävastuullinen kilpailuluvassa nimetty johtaja.
Johtajat luovat kilpailuorganisaation yhdessä järjestelytoimikunnan puheenjohtajan kanssa.
Kilpailusihteeri (ralli) on vastuussa kilpailun käytännön järjestelyistä yhdessä kilpailun johtajien kanssa ja kaikista järjestelyihin liittyvistä välttämättömistä ilmoituksista.
Ratamestari (ralli) toimii tiiminä reittijohtajan kanssa. Kts reittijohtajan vastuualueet.
Turvallisuuspäällikkö (ralli) /-päälliköt toimivat tiiminä turvallisuusjohtajan ja viestipäällikkön kanssa. Kts. turvallisuusjohtajan vastuualueet.
- Kilpailussa tarvitaan 3 turvallisuuspäällikköä (johtokeskus, etuauto ja onnettomuuksien selvitysryhmä)
Viestipäällikkö (ralli) toimii tiiminä turvallisuusjohtajan ja turvallisuuspäälliköiden kanssa. Kts. turvallisuusjohtajan vastuualueet.
Tuloslaskentapäällikkö (ralli) vastaa kilpailun tuloslaskennasta. Hän järjestää kaiken tuloksiin liittyvän materiaalin ja tilat ja on yhteyshenkilö tuloslaskentaryhmään.
Katsastuspäällikkö (ralli) vastaa kilpailuautojen tarkastuksista.
Kilpailijoiden yhdyshenkilö (ralli) toimii järjestäjän ja kilpailijoiden välisenä yhdyshenkilönä ja tiedonvälittäjänä sekä opastaa kilpailijoita mahdollisissa ongelmatilanteissa.
Tiedotuspäällikkö (ralli) työt alkavat samaan aikaan kuin muunkin kilpailuorganisaation.
Kilpailun suunnittelu
Aloitteen rallikilpailun järjestämisestä tekee järjestävän yhdistyksen hallitus/johtokunta. Tässä vaiheessa tulee olla ajatuksia siitä, minkä tasoinen kilpailu aiotaan järjestää. Tämä asettaa jo kriteerejä sille, miten ja minkälaista organisaatiota ryhdytään kasaamaan kilpailua toteuttamaan. Seuran hallituksen tulee nimetä kilpailunjohtajat. Kilpailunjohtajaa valittaessa on käytettävä harkintaa; hän on vastuussa jokaisesta asiasta ja tapahtumasta kilpailussa. Tästä syystä johtajaksi tulee valita henkilö, joka pystyy kantamaan vastuuta ja selviytymään erilaisista kiperistäkin tilanteista, unohtamatta tietenkään kykyä hallita henkilöstöpuolta.
Kun seuran hallitus on nimennyt kilpailunjohtajan/johtajat, alkaa muun organisaation nimeäminen. On erittäin tärkeää, että valittu kilpailunjohtaja/johtajat osallistuu näiden valintojen suorittamiseen, onhan hänen voitava luottaa omiin apureihinsa. Ja vieläkin tärkeämpää, henkilökemian täytyy pelata. Seuraavia kriteerejä, joista hyvän toimitsijan tunnistaa (voi soveltaa kaikille osa-alueille henkilöitä valittaessa):
Järjestelyaikataulu / Projektisuunnitelma
Kilpailun järjestämisen ja järjestelyiden seurannan helpottamiseksi tulee tehdä selkeä projektisuunnitelma, josta kaikki vastuuhenkilöt pystyvät näkemään oman sektorinsa sekä koko kilpailun valmistelujen etenemisen. Aikataulu tulee laatia ja hyväksyttää jo ensimmäisessä järjestelytoimikunnan kokouksessa eli noin vuosi ennen kilpailua. Projektisuunnitelman pitää kattaa kaikki kilpailun osa-alueet, huomioiden kaikki pienetkin kohdat. Tärkeänä yksityiskohtana muistettakoon se, että minkään osa-alueen aikataulu ei pääty kilpailupäivään vaan se täytyy tehdä vielä pidemmälle, kansioiden arkistointiin tai varaston siivoamiseen saakka.
Tiedotus
Tiedottaminen on kilpailunjärjestäjän keino saattaa tieto kilpailusta kaikkien sidosryhmien (kilpailijat, yleisö, viranomaiset, tienvarsiasukkaat, yhteistyökumppanit, yms.) tietoon. Tiedottaminen alkaa samaan aikaan kun järjestelytoimikunta kokoontuu ensimmäisen kerran. Laajasti katsottuna kaikki kilpailusta ulkopuolisille kerrottava tieto voidaan katsoa tiedottamiseksi vrt. asukaskirjeet, viranomaisille jaettava tieto jne. Alkuvaiheessa tiedotus kohdistuu lähinnä viranomaisille, kilpailun kotipaikkakunnalle yms. tahoille, joilla on vaikutusta kilpailun suunnittelussa. Lähempänä kilpailupäivää tiedottaminen suunnataan kilpailijoille ja yleisölle. Sarjakilpailujen tiedottaminen tulee hoitaa yhteistyössä mahdollisen sarjatiedottajan kanssa. Tiedotus on nähtävä laajempana toimintana kuin pelkkien tiedotteiden tuottamisena. Tiedotus on enemmänkin yleisen mielenkiinnon virittelyä. On pyrittävä herättelemään vastaanottajan aistit. Tämä työ on aloitettava huomattavasti aikaisemmin kuin pelkän paperin syytäminen ja usein yhteistyössä kilpailun markkinointihenkilöstön kanssa. Hyvä tiedotussuunnitelma (ralli) toimii tiedottamisen selkärankana.
Markkinointi
Markkinointi on yksi tärkeimmistä asioista tuottavan kilpailun saamiseksi. Julkisuudessa on esitetty lukuja, joista käy ilmi karu tosiasia siitä, että rallikilpailun tekemiseen kuluu rahallisesti kaikki kilpailijoiden osallistumismaksut (toki osallistujamäärä myös vaikuttaa asiaan) Kilpailun saamiseksi tuottoisaksi on siis löydettävä muita tapoja. Nyt pitää miettiä, mitä voidaan tarjota yhteistyökumppaneille, yleisölle ja kilpailijoille onnistuneen kilpailun toteutumiseksi. Ilmaista rahaa yhteistyökumppaneilta ei irtoa nykyaikana, joten he tarvitsevat jotain vastapainoa mukana ololleen. Yleisöä silmällä pitäen, pitää palveluita löytyä paikoista, joihin heitä kerääntyy.
Budjetointi
Jokaista kilpailua varten on laadittava kilpailun talousarvio eli budjetti. Se on tavoitearvio kilpailun tuotoista ja kuluista. Budjetin laadinta ei ole kovin helppoa, koska kulurakenteen hahmottaminen on vaikeaa. Yleensä laskut kasaantuvat juuri ennen kilpailua ja kilpailun jälkeiseen aikaan. Näin ollen laaditun budjetin kuluosuuden kasvaessa arvioidusta, on tilanteen paikkaaminen vaikeaa, jopa mahdotonta. Tästä syystä budjetti pitää rakentaa realistiseksi heti alkuun. Budjetin tekemistä auttaa, mikäli on käytössä edellisten kilpailuiden tilinpäätös. Kuitenkin pitää muistaa, että jokainen kilpailu on oma kilpailu, joten edellisistä kilpailuista voidaan ottaa suuntaa antavia apuja ja ennen kaikkea miettiä, mistä kohdin voitaisiin säästää ja etsiä parempia tarjouksia asioiden hoitamiseksi tai millä keinoin saadaan lisää tuloa kilpailulle. Kilpailun rakentamisen edetessä, pitää koko ajan tarkkailla budjettia ja miten tuotto -/ kulu puoli etenee tehtyyn budjettiin. Tilanteen mukaan pitää sitten mahdollisesti kiristää hieman kulurakennetta kaikin mahdollisin järkevin keinoin.
Kilpailun puitteet
Kilpailua anottaessa pitää olla mietittynä myös kilpailun tarvitsemat puitteet. Puitteisiin vaikuttaa suuresti kilpailun arvo ja hahmotettu osallistujamäärä sekä ennen kaikkea paikkakunnan mahdollisuudet tapahtuman läpiviemiseksi. Onko paikkakunta myötämielinen kilpailua kohtaan? Mikä on sopiva kilpailukeskus, missä lähtö sijaitsee jne. Pitää löytää mahdollisimman hyvät paikat, mutta siten, ettei se häiritse ihmisiä turhanpäiten. Anottaessa sarjakilpailuita, niin kannattaa olla etukäteen yhteydessä sarjajärjestäjään ja tiedustella sarjan vaatimuksia jo ennen kilpailun hakemista.
Kilpailun valmistelu
Kilpailunjohtaja / Järjestelytoimikunta laatii kilpailua edeltävän aikataulun noin vuosi ennen kilpailua. Aikataulun laadinta aloitetaan kilpailupäivästä taaksepäin unohtamatta kuitenkaan kilpailunjälkeisiä toimintoja. Aikataulussa on huomioitava kaikki säännöissä ilmoitettavat asiat, kilpailu- ja viranomaislupiin liittyvät asiat, erikoiskokeiden järjestämiseen liittyvät asiat sekä omaa järjestelytoimikuntaa koskeva aikataulu. Ihanneaikataulu alkaa noin vuosi ennen kilpailua ja päättyy palautepalaveriin.
Kilpailua edeltävä aikataulu (ralli)
Kilpailun reitti on kompromissi erilaisista tarpeista ja ratkaisuista.
Lue lisää Reitin suunnittelu (ralli)
AKK-Motorsportin kilpailulupa
Kilpailulupa haetaan kirjallisesti toistaiseksi. Hakemus löytyy Materiaalipankista . Kilpailun järjestäjä lähettää postitse tuomariston puheenjohtajalle allekirjoitetun kilpailulupa-anomuksen n. 3 kuukautta ennen kilpailua. Tämä on ainut paperipostissa kulkeva asiakirja. Samaan aikaan kilpailulupa-anomuksen kanssa kilpailun järjestäjä lähettää sähköpostitse tuomariston puheenjohtajalle MS Word –muodossa (.doc tai .docx) kilpailun säännöt ja aluevalvojan luvan kommentoitavaksi.
Tuomariston puheenjohtaja (ralli) toimittaa kilpailulupa-anomuksen ja kilpailun säännöt (korjausten ja kommenttien jälkeen) lajipäällikölle. Lajipäällikkö käsittelee kilpailulupa-anomuksen ja säännöt ja lähettää ne edelleen kilpailun järjestäjälle. Kilpailulupa lähetetään postitse ja säännöt sähköpostin välityksellä. Kilpailun järjestäjä vie kilpailun säännöt KITI-kisapalveluun, lisää järjestelmään kilpailussa ajettavat luokat ja osallistumismaksut. Lajipäällikkö avaa edellä mainitun toimenpiteen jälkeen kilpailun KITI-kisapalvelussa ja ilmoittautuminen alkaa.
Sääntöjä täydennetään julkaisun jälkeen lisämääräyksillä (ei kilpailun ilmoittautumisen ollessa käynnissä), jotka ovat osa kilpailun sääntöjä. Lisämääräykset numeroidaan juoksevasti, ja niissä on oltava päiväys ja kilpailunjohtajan allekirjoitus.
Kilpailun säännöt
Kilpailun säännöt on kilpailuluvan liite ja niiden sisältö muuttuu kilpailun mukaan. AKK-Motorsportin materiaalipankista löytyy mallisääntöpohja tiedostona. Mallisääntöpohja (ralli) kilpailun järjestäjä tekee kilpailua koskevat muutokset -/ lisäykset.
Kilpailussa tarvittavia lomakkeita
AKK-Motorsportin kotisivuille www.autourheilu.fi on kerätty hakemuksia -/ lomakkeita ja pohjia, jotka soveltuvat kaikkiin kilpailuihin. Tutustu kilpailun "apuvälineisiin" kilpailun tekemisen alkumetreillä.
Teiden sulkuluvat
Teiden sulkulupa (ralli) haetaan asemakaava-alueella kunnanhallitukselta (tekniseltä lautakunnalta), muilta teiltä siltä poliisilaitokselta, jonka toimialueella reitistä suurin osa maantieteellisesti sijaitsee.
Alueiden ja tilojen käyttöluvat
Kaikista käytettävistä alueista esim. lähtö-, maali-, tauko- ja huoltoalueesta sekä traileriparkista on oltava käyttölupa omistajalta. Sopimus tulee tehdä kirjallisena niin, että siitä selviää kaikki erikseen sovitut yksityiskohdat, myös mahdollinen käyttömaksu.
Muut viranomaisluvat, -ilmoitukset ja materiaalit
Ilmoitus tilapäistä melua ja tärinää aiheuttavasta toiminnasta (ympäristölupa)
Rallikilpailun järjestäjän on tehtävä kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle kirjallinen ilmoitus tilapäistä melua aiheuttavasta tapahtumasta, jos melun on syytä olettaa olevan erityisen häiritsevää. Jos hanke toteutetaan usean kunnan alueella, ilmoitus tehdään sille alueelliselle ympäristökeskukselle (ELY-keskus), jonka toimialueella melu pääasiallisesti ilmenee. Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin ennen toimenpiteeseen ryhtymistä tai toiminnan aloittamista, kuitenkin viimeistään 30 vuorokautta ennen tätä ajankohtaa, jollei kunnan ympäristönsuojelumääräyksissä määrätä tätä lyhyemmästä ajasta. Ilmoituslomakkeen voi tulostaa AKK-Motorsportin materiaalipankista.
Kokoontumislain mukainen ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä
Poliisilaitokselle tehtävä ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä perustuu Kokoontumislakiin. Ilmoitus tehdään erikoiskokeista ja lähtö-, maali- sekä taukopaikasta sille poliisilaitokselle, jonka alueella valtaosa reitistä kulkee (sama poliisilaitos, joka käsittelee teiden sulkuluvat).
Yleisötilaisuuden järjestämisilmoituksen liitteeksi tarvitaan järjestyksenvalvoja/liikenteenohjaajalistat (sulkuhenkilölistat), reittikartta, kilpailun aikataulu ja kopio vakuutustodistuksesta sekä muut poliisilaitoksen mahdollisesti pyytämät asiakirjat kuten esim. turvasuunnitelma. Lisäksi siinä on mainittava AKK-Motorsportin Teoston ja Gramexin lupanumerot, mikäli aiotaan soittaa musiikkia (lupanumerot löytyvät materiaalipankista) Poliisi saattaa vaatia enemmän järjestyksenvalvojia, kuin heille esitetyissä listoissa on, jolloin määrätyistä liikenteenohjaajista (sulkuhenkilöistä) tulee väliaikaisia järjestyksenvalvojia ja näistä peritään määrätty maksu. Ilmoitus muuttuu päätökseksi, joten siinä saattaa olla myös ehtoja.
Opasteet ja väliaikaiset liikennemerkit
Kaikkia tilapäisiä opasteita ja liikennemerkkejä varten on tienpitäjältä haettava riittävän aikaisin (noin 1 kk ennen kilpailua) lupa merkkien pystytykseen. Luvan myöntää: - taajama-alueella kaupungin tai kunnan tekninen virasto - ns. valtionteillä ELY-keskuksen liikenne- ja infrastruktuuriyksikkö - yksityinen tienomistaja. esim. Nelostie Oy:ltä lupa Lahti - Helsinki moottoritien opasteille Lupa-anomukseen on liitettävä karttapiirros opasteiden ja merkkien sijoittelusta.
Reittikartan painolupa
Reittikarttaa varten täytyy hankkia painolupa. Reittikartat on varustettava tällä lupanumerolla. Mikäli reittikartta (ralli) aiotaan julkaista internetissä, täytyy julkaisuun hankkia myös erillinen lupa.
Ilmoitus kunnan terveystarkastajalle
Terveystarkastajalle täytyy tehdä ilmoitus elintarvikkeiden myynnistä. Lomake on määrämuotoinen ja sen saa kunnan terveystarkastajalta sekä heidän verkkopalveluistaan.
Lähtö-, tankkaus-, tauko- ja maalialueiden suunnittelu
Etukäteen hyvin suunnitellut lähtö-, tankkaus-, tauko-, huolto- ja maalialueet antavat kilpailijoille hyvän kuvan kilpailusta ja järjestäjän ei kilpailupäivänä tarvitse tehdä ylimääräisiä ponnisteluja alueiden takia.
Erikoiskokeet ja taukojärjestäjät
Erikoiskokeiden järjestämisessä on aina paljon erilaisuuksia erikoiskokeita järjestävien seurojen välillä. Kilpailun järjestäjän tulee paneutua huolella erikoiskokeiden järjestelyihin, jotta ne olisivat samanlaiset kilpailun jokaisella EK:lla. Vaatimusten nykyisin yhä kasvaessa tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota EK - järjestäjiin, heidän "ammattitaitonsa" ja henkilöstön riittävyyden takaamiseksi.
Turvasuunnitelma
Kaikkiin rallikilpailuihin on ennakkoon laadittava turvasuunnitelma (ralli). Turvasuunnitelman laatii yleensä kilpailun turvallisuusjohtaja yhteistyössä turvallisuuspäälliköiden kanssa. Turvasuunnitelmassa pyritään ottamaan huomioon kaikki oleelliset kilpailun turvalliseen läpiviemiseen vaikuttavat asiat. Tärkeintä ei ole se, miten asiat on kirjoitettu, vaan se, että niiden kirjaaminen on vaatinut ajattelua ja asioiden järjestelyä ennakkoon, ennen kuin asiat on voitu suunnitelmaan kirjoittaa. Kaikki asiat, mitkä turvasuunnitelmaan kirjoitetaan, tulee olla varmistettuja. ”Musta tuntuu” ajatuksia tämä opus ei salli. AKK:n internet sivuilta, materiaalipankissa on turvasuunnitelman pohja, mitä kilpailun järjestäjän tulee käyttää. Turvasuunnitelma pohjaan kilpailunjärjestäjä muuttaa omaa kilpailua koskevat asiat, kuitenkin niin että koko turvasuunnitelma käydään huolellisesti läpi.
Kilpailukeskuksen toimintojen suunnittelu
Rallikilpailussa kilpailukeskus (ralli) oheisalueineen on hyvin tärkeässä asemassa. Kilpailupäivänä siellä vierailee helpostikin pari tuhatta ihmistä. Tarvitaan hyvää suunnittelua, jotta kaikki saadaan toimimaan ilman isompia ruuhkia ja ongelmia. Kilpailukeskuksesta on hyvä tehdä kartta, jonka avulla suunnitellaan liikennöinti ja pysäköinnit kaikille eri ryhmille ja tarpeille. On tärkeää, että mietitään valmiiksi kuinka paljon pysäköintitilaa eri osa-alueille tarvitaan. Kilpailun aikana ohjataan ko. ryhmät oikeille paikoille muun kilpailutapahtuman siitä häiriintymättä. Kilpailukeskuksen sisätiloista on myös hyvä tehdä suunnitelma pohjakarttaa käyttäen. Sujuva kilpailun läpi vieminen edellyttää vähintään seuraavia tiloja:
Kilpailupäivän toiminnot
Kilpailun jälkeiset toiminnot
