Tiedonhallinta (ralli)
Rallikilpailun suunnittelun / järjestämisen aikana syntyy paljon erilaisia dokumentteja, eli tietoa. On tärkeää tunnistaa, millaista tietoa syntyy ja kuinka sitä hallitaan. Järjestelytoimikunnan on hyvä miettiä malli, minkä mukaan tietoa hallitaan kilpailun valmistelun yhteydessä, seuraavassa muutamia vinkkejä asiaan liittyen.
Sisällysluettelo
Osa-alueet
- Tunnista, minkä osa-alueen tietoa mikäkin dokumentti sisältää
Reitti ja turvallisuus
Turvallisuussuunnitelma (ralli)
erilaiset muut reittiin liittyvät suunnitelmat
Markkinointi
erilaiset markkinointiin liittyvät listat ja suunnitelmat
Järjestelytoimikunta
Kokouspöytäkirjat
Kilpailutoimisto
Dokumenttipohja
Tiedon omistajat
Jokaiselle dokumentille kannattaa määritellä omistaja, yleensä se omistaa dokumentin joka tietosisällönkin tuottaa / luo.
Riippuvuussuhteet
Rallikilpailussa osalla dokumenttien tietosisällöllä on riippuvuussuhteita, esimerkkinä
- Tiekirjan erikoiskoe sivun riippuvuussuhde viitoitusohjeeseen ja mahdollisiin kalustotarpeisiin / luetteloihin
- Tiekirjan siirtymän kokonaismitan riippuvuussuhde kilpailun aikatauluun ja aikakorttiin
Tiedon säilyttäminen ja jakaminen
Rallikilpailussa tuotettava tieto on monessa kohtaa tietoa, mikä tulee jakaa myös muiden käyttöön. On hyödyllistä miettiä järjestelytoimikunnassa missä tuotettua tietoa säilytetään ja miten sitä jaetaan. Oma tietokone, tai miksei paperinen vihko on hyvä tiedon alkulähde mutta jo tietoa luodessa tulee olla tiedossa paikka missä sitä säilytetään ja miten se jaetaan.
Sähköpostilla tiedon jakamisessa tulee huomioida, että jos tietoa päivitetään / muutetaan jakamisen jälkeen tulee huomioida miten tämä em. jaettu tieto päivitetään myös tahoille kenelle se on lähetetty.
Nykyaikainen tapa tiedon säilyttämiselle ja jakamiselle järjestelytoimikunnan sisällä voisi olla erilaiset tallennuspalvelut (OneDrive, Dropbox jne.) jossa voidaan käyttää yhtä yhteistä tunnusta tai jakaa tunnuksien välillä käyttöoikeuksia erilaiseen tietosisältöön.
Versiointi
Tallennettu tieto kannattaa ehdottomasti versioida, joko juoksevalla numeroinnilla tai käyttämällä luonti päivämäärää. Yksi
