Turvallisuussuunnitelma (ralli)

Rallissa turvallisuussuunnitelma toimii viranomaisen edyllyttämänä tapahtuman turvallisuusasiakirjana, johon kerätään kaikki oleellinen turvallisuuteen tähtäävä tieto.

Turvallisuussuunnitelma on kilpailunjärjestäjän kirjallinen kuvaus siitä, miten tapahtuman turvallisuus on järjestetty. Turvallisuussuunnitelmassa kuvataan tapahtumaan liittyvät vaarat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi ja hätätilanteisiin varautumiseksi.

Turvallisuussuunnitelma kokoaa yhteen tapahtumaan liittyvät turvallisuusasiat ja auttaa järjestäjää turvallisuuden jatkuvassa parantamisessa. Turvallisuussuunnitelma on ensisijaisesti järjestäjän oma työkalu – ei viranomaisia varten tehty dokumentti.

Näin laadit turvallisuussuunnitelman

Keskity kuvaamaan turvallisuussuunnitelmaan juuri kyseessä olevan tapahtuman toteutusta, vaaroja ja turvallisuustoimenpiteitä. Turvallisuusasiakirjan sisältö on määritetty ns. turvallisuusasiakirja-asetuksessa (Valtioneuvoston asetus eräitä kuluttajapalveluja koskevasta turvallisuusasiakirjasta 1110/2011).

Turvallisuussuunnitelman ei tarvitse olla turhan pitkä, kunhan siinä kuvataan asiat, jotka ovat tärkeitä kyseessä olevan tapahtuman turvallisuuden kannalta. Laajasta, vaativasta tai riskialttiista tapahtumasta pitää laatia yksityiskohtaisempi ja kattavampi turvallisuussuunnitelma kuin yksinkertaisesta tapahtumasta.

Kaikille asiakirjan sisältämille kohteille yhteisistä turvallisuusasioista riittää yksi kuvaus, kunhan sitä täydennetään tarpeen mukaan kunkin kohteen erityispiirteillä. Voit tarvittaessa yhdistää turvallissuunnitelman muihin turvallisuusdokumentteihin, esimerkiksi pelastussuunnitelmaan, valmiussuunnitelmaan tai muuhun vastaavaan turvallisuusasiakirjaan.

Turvallisuussuunnitelma voi myös koostua monesta erillisestä tiedostosta tai liitteestä, eli kaikkia tietoja ei tarvitse koota yhteen tiedostoon. Voit tarvittaessa laatia turvallisuussuunnitelmanyhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan kanssa. Turvallisuussuunnitelman laatiminen on opettavainen prosessi. Pidä turvallisuusasiakirja ajan tasalla.

Voit käyttää päivityksessä apuna esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

- Mitä tapaturmia, onnettomuuksia tai läheltä piti –tilanteita viime vuoden aikana on tapahtunut?

- Onko onnettomuuskirjanpito ajan tasalla?

- Miten turvallisuustilanne on vuoden aikana muuttunut?

- Miten tapahtuma, suorituspaikat, laitteet tai henkilöstö ovat muuttuneet?

- Millaisia muutoksia kilpailijoissa, katsojissa tai muussa toimintaympäristössä on tapahtunut?

- Ovatko tiedot vaaroista ajan tasalla?

- Mitä toimenpiteitä vaarojen poistamiseksi on vuoden aikana toteutettu?

- Ovatko katsojille annettavat ohjeet, opasteet ja varoitukset ajan tasalla?

- Mitä ovat tärkeimmät toimenpiteet turvallisuuden parantamiseksi seuraavan vuoden aikana?

- Onko turvallisuussuunnitelma kokonaisuutena ajan tasalla?

Ohje turvallisuusasiakirjan laatimiseksi

Näin hyödynnät turvallisuussuunnitelmaa

Turvallisuussuunnitelman pitää olla valmiina ennen tapahtuman alkamista.

Tapahtuman käytännön toteutuksen pitää vastata sitä, mitä turvallisuussuunnitelmassa on kuvattu. Pidä huoli siitä, että henkilökunta tuntee turvallisuussuunnitelman sisällön ja osaa toimia sen mukaan. Voit hyödyntää turvallisuussuunnitelmaa esim. uusien toimitsijoiden perehdyttämisessä, turvallisuuskoulutusten materiaalina, hätä- tai ongelmatilanteiden hoitamisessa, yhteistyössä muiden järjestelyihin osallistuvien ja viranomaisten kanssa.

Säilytä turvallisuusasiakirja paikassa, jossa se on helposti henkilöstön saatavilla. Kertaa henkilöstön kanssa turvallisuusasiakirjan sisältö säännöllisesti, esimerkiksi vuosittaisen päivityksen jälkeen. Käy turvallisuusasiakirja läpi aina uuden henkilön perehdyttämisen yhteydessä. Henkilöstön turvallisuusosaamisen kannalta on tärkeää harjoitella käytännössä toimintaa erilaisissa hätätilanteissa. Jos palvelua toteuttamassa on useita eri palveluntarjoajia, päävastuullisen palveluntarjoajan on huolehdittava siitä, että koko palvelu on turvallinen. Esimerkiksi yleisötapahtumassa voi olla tarjolla useita eri ohjelmapalveluita. Kunkin palvelun tarjoaja vastaa oman palvelunsa turvallisuudesta ja turvallisuusasiakirjan laatimisesta. Ohjelmapalveluiden lisäksi koko tapahtumasta pitää laatia koko tapahtumaa koskeva turvallisuusasiakirja. Tapahtuman pääjärjestäjän pitää pyytää ohjelmapalveluiden tarjoajilta turvallisuusasiakirjat ennen tapahtumaa, ja niiden avulla hän voi arvioida tapahtuman kokonaisturvallisuutta ja tehdä tarvittavat toimenpiteet turvallisuuden parantamiseksi. Vastaavasti palvelun välittäjän pitää huolehtia siitä, että hänen välittämänsä palvelut ovat turvallisia. Turvallisuusasiakirjan kysyminen välityssopimusta tehtäessä on tähän hyvä keino. Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse olla asiakkaiden saatavilla, eikä sitä tarvitse julkaista esim. yrityksen internetsivuilla. Lisäksi kannattaa muistaa, että turvallisuusasiakirja voi sisältää aineistoa, jota ei ole tarkoituksenmukaista luovuttaa ulkopuolisten tietoon, mm. palvelun väärinkäytön mahdollisuudet tai ilkivallalle herkät kohdat.  

Lainsäädäntö

Kuluttajaturvallisuuslaki Valtioneuvoston asetus eräitä kuluttajapalveluja koskevasta turvallisuusasiakirjasta 1110/2011