Erikoiskokeen järjestäminen

Erikoiskokeiden järjestämisessä on aina paljon erilaisuuksia erikoiskokeita järjestävien seurojen välillä. Kilpailun järjestäjän tulee paneutua huolella erikoiskokeiden järjestelyihin, jotta ne olisivat samanlaiset kilpailun jokaisella EK:lla. Vaatimusten nykyisin yhä kasvaessa tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota EK - järjestäjiin, heidän "ammattitaitonsa" ja henkilöstön riittävyyden takaamiseksi.

Sopimukset

Kilpailun järjestäjän ja erikoiskokeen järjestäjän tulee tehdä kirjallinen sopimus EK:n järjestämisestä. Sopimukseen kirjataan molempien osapuolien vastuut ja toimitukset. Myös mahdolliset (taloudelliset) sanktiot sopimuksen noudattamatta jättämisestä on hyvä kirjata.

Koulutus

Jokaiselle EK - järjestäjälle sekä huolto/taukoalueen järjestäjälle on pidettävä koulutus- ja tutustumistilaisuus, jossa kerrotaan ja esitellään suorituspaikalla kilpailun kulun ja EK:n tai alueen hoidon kannalta tärkeät asiat epäselvyyksien välttämiseksi. Erityistä huomiota koulutuksessa tulee kiinnittää ajanottoon, AT-toimintoihin sekä tulosten välittämiseen erikoiskokeelta kilpailun tuloslaskentaan. Koulutustilaisuus ei korvaa kirjallista järjestämisohjetta, eikä järjestämisohje koulutustilaisuutta.

Materiaali

Erikoiskoejärjestäjille on hyvä laatia erikoiskokeen järjestämis- ja turvaohjeet, jossa kilpailun järjestäjä kertoo toimintatavat, joilla erikoiskoe järjestetään. Ohjeissa tulee olla eri toimintoja/toimihenkilöitä varten oma sivu/sivut, jotka EK-päällikkö voi helposti kopioida toimintaohjeiksi toimitsijoille. Järjestämis- ja turvallisuusohjeiden sisältö:

- Erikoiskokeen järjestämissopimus

- Erikoiskokeen järjestäjän velvollisuudet ja toimitukset

- Kilpailun järjestäjän velvollisuudet ja toimitukset

- Tieto voimassa olevista vakuutuksista

- Ohjeet kilpailusta tiedottamisesta

- Ohjeet myyntitoiminnasta erikoiskokeella

- Toimintaohjeet järjestyksenvalvoja/liikenteenohjaaja listojen, yhteystietolomakkeen yms. palautuksesta

- Tiedot käytettävissä olevista turvallisuusyksiköistä, viestiyhteyksistä, tulospalvelusta yms.

- Ohjeet liikenteen ja yleisön opastukseen

- Toimintaohjeet kilpailun jälkeen (lähtöalueet ja risteykset ajettavaan kuntoon, pöytäkirjojen palautus, kellojen ja muiden ajanottolaitteiden palautus, yms.)

- Saatot (miten toimitaan, kuka saattaa)

- Erikoiskokeen purku (miten toimitaan, kuka purkaa, mihin kalusto)

- EK:n kalusto (miten saadaan ja hoitaako kilpailun järjestäjä kaikki merkit, myös varamerkit)

- EK-päälliköiden toimintaohjeet, joissa annetaan ohjeet toiminnasta ennen kilpailua, kilpailupäivänä ennen sulkuaikaa, sulkuajan alettua, kilpailun jälkeen ja onnettomuustilanteissa

- EK:n turvapäällikön toimintaohjeet

- Tulo AT:n toimintaohjeet

- Lähtö AT:n toimintaohjeet

- Lähettäjän toimintaohjeet

- Viestipisteen toimintaohjeet

- Väliturvapisteen toimintaohjeet

- Järjestyksenvalvojan /liikenteenohjaajan toimintaohjeet (myös onnettomuustilanteet )

- Maalin toimintaohjeet

- Puskakellon toimintaohjeet

- Maali AT:n (stop) toimintaohjeet

- Erikoiskokeen viestin toimintaohjeet

- Ohjeet EK:n keskeyttämiselle, perumiselle ja siirtymänä ajamiselle

Lisäksi järjestämis- ja turvallisuusohjeiden liitteinä toimitetaan:

- Osallistujaluettelo/lehti

- Asukaskirjeet

- Viitoitusohjeet

- Erikoiskokeesta kartta

- Aikakorttimallit täyttöohjeineen

- Kilpailun järjestäjän yhteystiedot

- EK-järjestäjän yhteystietolomake

- AT pöytäkirjat (toimitetaan yleensä EK:n kaluston mukana )

- Etuautojen aikataulu

- Lisämääräyspohjat valmiiksi täytettynä (EK:n muuttaminen siirtymäksi, siirtyminen vaih